Świadectwo pracy pracodawca powinien wydać co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, a dokument musi zawierać dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i emerytalnych. Sprawdź, jakie informacje obejmuje, kiedy można żądać jego sprostowania i co zrobić w razie opóźnienia.
Co to jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Nie stanowi opinii o pracowniku ani referencji. Zawiera wyłącznie informacje wymagane przepisami, potrzebne między innymi przy podejmowaniu kolejnej pracy, ustalaniu urlopu oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Obowiązek wydania świadectwa dotyczy każdej umowy o pracę – na czas nieokreślony, określony oraz na okres próbny. Dokument powinien zostać wydany zarówno po rozwiązaniu umowy, jak i po jej wygaśnięciu.
Świadectwo pracy nie może zawierać ocen, subiektywnych komentarzy ani informacji wykraczających poza zakres określony w przepisach prawa pracy.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Jeżeli pracodawca nie planuje ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy, świadectwo pracy wydaje w dniu ustania stosunku pracy. Jest to ostatni dzień, w którym dana osoba zachowuje status pracownika.
Termin ustania zatrudnienia zależy od sposobu zakończenia umowy:
- przy wypowiedzeniu – jest to ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
- przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia – dzień złożenia oświadczenia drugiej stronie,
- przy umowie zawartej na czas określony – ostatni dzień jej obowiązywania,
- przy porozumieniu stron – data wskazana w porozumieniu jako dzień rozwiązania umowy.
Jeżeli osobiste przekazanie dokumentu pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien przesłać świadectwo lub doręczyć je w inny sposób w ciągu 7 dni od ustania zatrudnienia. Koszt takiego doręczenia ponosi pracodawca.
Kontynuacja zatrudnienia
Pracodawca nie musi wydawać świadectwa z własnej inicjatywy, jeżeli w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę i pracownik nie złoży wniosku o wydanie dokumentu.
Pracownik może jednak w dowolnym momencie złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek może obejmować poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy, za które nie wydano jeszcze świadectwa. Pracodawca ma wtedy 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie dokumentu.
Czy trzeba rozliczyć się z pracodawcą?
Nie. Wydanie świadectwa pracy nie może zależeć od zwrotu sprzętu, samochodu służbowego, telefonu ani od uregulowania innych rozliczeń. Pracodawca może dochodzić takich należności odrębnie.
Co zawiera świadectwo pracy?
Zakres informacji wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien przedstawiać fakty związane z zatrudnieniem, bez dodatkowych komentarzy.
W świadectwie pracy zamieszcza się w szczególności:
- okres lub okresy zatrudnienia,
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje,
- wymiar czasu pracy obowiązujący w poszczególnych okresach,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy albo podstawę jej wygaśnięcia,
- stronę, która dokonała wypowiedzenia, jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem,
- okres, za który przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem wypowiedzenia,
- wykorzystany urlop wypoczynkowy w roku ustania zatrudnienia,
- wykorzystany urlop bezpłatny oraz podstawę prawną jego udzielenia,
- wykorzystany urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy,
- wykorzystany urlop opiekuńczy,
- zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
- zwolnienie na opiekę nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy,
- liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanej w roku ustania zatrudnienia,
- liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
- okres czynnej służby wojskowej lub służby zastępczej,
- okres pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze,
- okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu emerytury lub renty,
- zajęcie wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
- niezaspokojone należności ze stosunku pracy z powodu braku środków pracodawcy.
Na żądanie pracownika dokument może zawierać także informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Pracodawca nie powinien wpisywać danych o szkoleniach, osiągnięciach czy charakterze odejścia, jeżeli nie przewiduje tego obowiązujący wzór.
Jak prawidłowo określić sposób rozwiązania umowy?
Jednym z częstszych błędów jest niewłaściwe wskazanie trybu rozwiązania stosunku pracy. Świadectwo powinno precyzyjnie określać, czy umowa zakończyła się:
- na mocy porozumienia stron,
- za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę albo pracownika,
- bez wypowiedzenia,
- z upływem czasu, na który została zawarta,
- w wyniku wygaśnięcia stosunku pracy.
Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia pracodawca wskazuje właściwą podstawę prawną, na przykład art. 52, art. 53 albo art. 55 Kodeksu pracy. Przy wypowiedzeniu określa również stronę składającą oświadczenie.
Jeżeli umowa została rozwiązana przez pracownika bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, poprawne wskazanie powinno odwoływać się do art. 55 Kodeksu pracy oraz właściwego przepisu dotyczącego trybu rozwiązania umowy.
Jak sprawdzić otrzymany dokument?
Po odebraniu świadectwa warto porównać jego treść z dokumentacją zatrudnienia. Szczególną uwagę należy zwrócić na:
- daty rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- wymiar etatu w poszczególnych okresach,
- stanowiska i rodzaje wykonywanej pracy,
- tryb oraz podstawę prawną rozwiązania umowy,
- wykorzystane urlopy i zwolnienia,
- okresy choroby uwzględniane w świadectwie,
- pracę zdalną okazjonalną, jeśli była wykonywana,
- informacje dotyczące zajęcia wynagrodzenia.
Błąd może utrudnić ustalenie stażu urlopowego, prawa do świadczeń albo sytuacji pracownika u kolejnego pracodawcy. Dlatego nie warto odkładać weryfikacji dokumentu na później.
Jak sprostować świadectwo pracy?
Pracownik, który zauważy nieprawidłowość, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa. Wniosek powinien wskazywać konkretny błąd oraz prawidłową treść lub dane wynikające z dokumentacji.
Pracodawca w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku powinien wydać nowe świadectwo albo przekazać informację o odmowie sprostowania w formie papierowej lub elektronicznej.
Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik ma kolejne 14 dni na wystąpienie do sądu pracy. Gdy pracodawca nie przekaże informacji o odmowie, pracownik może skierować sprawę do sądu również po upływie tego terminu, z uwzględnieniem zasad przedawnienia.
Sprostowanie po upływie 14 dni
Po upływie ustawowego terminu pracownik nadal może zwrócić się do pracodawcy o poprawienie dokumentu, lecz pracodawca nie zawsze musi uwzględnić taki wniosek. Jeżeli błąd zauważy sam pracodawca, powinien wydać nowe świadectwo z aktualną datą.
Nowy dokument sporządza się na aktualnym wzorze, bez adnotacji, że jest korektą. Do świadectwa warto dołączyć pismo wskazujące przyczynę ponownego wydania i zakres zmiany, a poprzedni dokument usunąć z akt osobowych zgodnie z przepisami.
Co zrobić, gdy świadectwo nie zostało wydane?
W pierwszej kolejności pracownik może wezwać pracodawcę do wydania dokumentu i zachować potwierdzenie takiego żądania. Jeżeli to nie przyniesie rezultatu, może wystąpić do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa.
Jeżeli firma nie istnieje, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji albo wykonanie wyroku jest niemożliwe, pracownik może żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa pracy. Orzeczenie sądu zastępuje wtedy dokument i powinno wskazywać co najmniej:
- okres zatrudnienia,
- rodzaj wykonywanej pracy,
- wymiar czasu pracy,
- zajmowane stanowiska,
- tryb rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
W sprawie niewydania świadectwa można również zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy. Brak dokumentu w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł.
Kiedy przysługuje odszkodowanie?
Pracownik może dochodzić naprawienia szkody, jeżeli niewydanie świadectwa w terminie albo jego błędna treść uniemożliwiły mu uzyskanie pracy lub świadczenia. Samo opóźnienie nie zawsze wystarcza – trzeba wykazać szkodę oraz związek między nieprawidłowością pracodawcy a jej powstaniem.
Przykładem może być odmowa zatrudnienia z powodu braku dokumentu albo utrata prawa do świadczenia dla osoby bezrobotnej. Maksymalna wysokość odszkodowania odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy, jednak nie może przekroczyć wynagrodzenia za 6 tygodni.
Roszczenie o odszkodowanie może być dochodzone razem z żądaniem wydania lub sprostowania świadectwa pracy. W postępowaniu pracownik powinien przedstawić dowody poniesionej szkody, jej wysokości oraz podejmowanych prób znalezienia zatrudnienia.
Jakie przepisy regulują świadectwo pracy?
Podstawowe zasady wynikają z art. 97 i art. 99 Kodeksu pracy. Szczegółowy zakres danych, wzór dokumentu oraz procedurę jego sprostowania określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
Pracodawca powinien korzystać z aktualnego wzoru i na bieżąco dostosowywać procedury kadrowe do zmian przepisów. Pracownik ma natomiast prawo otrzymać dokument zgodny ze stanem faktycznym, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności niezwiązanych z zakończeniem zatrudnienia.
