Nota korygująca – kiedy można ją wystawić?

Od 1 lutego 2026 roku noty korygującej nie można już wystawić. Każdy błąd na fakturze, także pomyłkę w nazwie, adresie lub numerze NIP, należy zgłosić sprzedawcy i poprosić o fakturę korygującą. Sprawdź, jak postępować z błędną fakturą i czym różnią się zasady obowiązujące wcześniej od obecnych regulacji.

Nota korygująca – co zmieniło się od 2026 roku?

Do 31 stycznia 2026 roku nabywca mógł sporządzić notę korygującą do faktury zawierającej określone błędy formalne. Podstawą prawną był art. 106k ustawy o VAT.

Od 1 lutego 2026 roku art. 106k został uchylony. Oznacza to, że nota korygująca została wycofana z obrotu prawnego. Nie można jej wystawić ani do faktury otrzymanej w KSeF, ani do dokumentu wystawionego poza tym systemem.

Jeżeli po otrzymaniu faktury zauważysz jakikolwiek błąd, skontaktuj się ze sprzedawcą. To on wystawia obecnie fakturę korygującą.

Co zrobić, gdy faktura zawiera błąd?

Nabywca nie powinien samodzielnie poprawiać faktury, dopisywać informacji na dokumencie ani tworzyć noty korygującej. Należy przekazać sprzedawcy informację o pomyłce i wskazać prawidłowe dane.

Po analizie dokumentu sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Rodzaj korekty zależy od tego, czy błąd dotyczy danych formalnych, czy wartości wpływających na rozliczenie podatku.

W przypadku faktury zakupowej warto zachować wiadomość wysłaną do kontrahenta oraz otrzymaną korektę. Dokumenty te powinny zostać dołączone do faktury pierwotnej w firmowej dokumentacji.

Postępowanie przy błędnej fakturze obejmuje następujące czynności:

1. Sprawdź, którego elementu faktury dotyczy pomyłka.
2. Poinformuj sprzedawcę o niezgodności.
3. Poproś o wystawienie faktury korygującej.
4. Porównaj korektę z fakturą pierwotną.
5. Przekaż dokumenty do księgowości i zachowaj je razem.

Jakie błędy poprawia faktura korygująca?

Faktura korygująca może naprawiać zarówno błędy formalne, jak i pomyłki dotyczące kwot oraz pozycji faktury. Wystawia ją sprzedawca, czyli podmiot, który wystawił pierwotny dokument.

Korekta jest potrzebna między innymi wtedy, gdy nieprawidłowo wskazano:

• nazwę lub dane nabywcy,
• adres sprzedawcy albo kupującego,
• numer NIP,
• datę sprzedaży lub wykonania usługi,
• nazwę towaru albo usługi,
• ilość lub jednostkę miary,
• cenę netto lub wartość sprzedaży,
• stawkę albo kwotę podatku VAT.

Fakturę korygującą stosuje się także przy zwrocie towaru, opakowań lub zapłaty, a także po udzieleniu rabatu, upustu albo obniżki ceny. Sprzedawca może skorygować dokument również wtedy, gdy po wystawieniu faktury zmieniła się podstawa opodatkowania.

Nota korygująca a faktura korygująca – czym się różniły?

Przed uchyleniem art. 106k nota korygująca była dokumentem wystawianym przez nabywcę. Można było użyć jej przy niektórych pomyłkach formalnych, które nie zmieniały wartości transakcji ani wysokości podatku.

Fakturę korygującą wystawiał sprzedawca. Ten dokument służył do poprawiania wszystkich rodzajów błędów, w tym ceny, ilości, stawki VAT, kwoty podatku, rabatu oraz danych stron transakcji.

W aktualnym stanie prawnym tabela ta ma przede wszystkim znaczenie porównawcze. W praktyce każdą korektę należy przeprowadzić za pomocą faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca musi jednoznacznie wskazywać dokument pierwotny i zakres wprowadzanej zmiany. Jej treść powinna pozwalać na bezproblemowe powiązanie korekty z fakturą, której dotyczy.

Na fakturze korygującej powinny znaleźć się w szczególności:

• data wystawienia korekty,
• kolejny numer dokumentu,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numery NIP stron transakcji,
• numer i data faktury pierwotnej,
• nazwa korygowanego towaru lub usługi,
• prawidłowa treść zmienianej pozycji,
• wartość korekty podstawy opodatkowania lub podatku, jeśli zmienia się rozliczenie.

Dokument może zawierać oznaczenie FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA. Warto również wskazać przyczynę wystawienia, na przykład błędny NIP, pomyłkę w cenie, zwrot towaru lub udzielenie rabatu.

Jak rozliczyć korektę faktury zakupowej?

Sposób ujęcia faktury korygującej zależy od rodzaju zmiany i jej przyczyny. Korekta danych formalnych nie zmienia wartości zakupu, natomiast korekta ceny, ilości lub VAT może wpływać na ewidencje podatkowe.

Przy korekcie zmniejszającej podstawę opodatkowania sprzedawca powinien dysponować dokumentacją potwierdzającą warunki uzgodnienia korekty, chyba że przepisy przewidują wyjątek. Takimi dowodami mogą być między innymi aneks do umowy, korespondencja handlowa, porozumienie lub potwierdzenie zwrotu.

W przypadku korekty zwiększającej rozliczenie sposób ujęcia zależy od przyczyny. Jeżeli poprawia ona błąd istniejący już w chwili wystawienia faktury, może być konieczne odniesienie się do okresu ujęcia dokumentu pierwotnego. Gdy wynika z nowego zdarzenia, na przykład późniejszego rabatu lub zwrotu, rozlicza się ją zgodnie z zasadami właściwymi dla tego zdarzenia.

Jak postępować z fakturami w KSeF?

KSeF nie przewiduje wystawiania not korygujących. Faktura ustrukturyzowana może zostać poprawiona przez sprzedawcę za pomocą faktury korygującej wystawionej w wymaganej formie.

Dotyczy to zarówno błędów w danych kontrahenta, jak i pomyłek w pozycjach dokumentu. Nabywca powinien zgłosić niezgodność, a następnie przechowywać fakturę pierwotną i powiązaną z nią korektę.

Program księgowy może ułatwić wyszukanie faktury, przekazanie informacji kontrahentowi oraz przypisanie korekty do dokumentu pierwotnego. Nie zastępuje jednak oceny, jaki zakres powinna mieć korekta i kto jest uprawniony do jej wystawienia.

Najczęstsze błędy przy korygowaniu faktur

Po zmianie przepisów szczególnie ryzykowne jest korzystanie ze starych wzorów not korygujących. Dokument wystawiony po 1 lutego 2026 roku nie może zastępować faktury korygującej.

Przy obsłudze korekt unikaj także następujących działań:

• samodzielnego edytowania otrzymanej faktury,
• wystawiania korekty przez nabywcę,
• księgowania dokumentu bez sprawdzenia jego zakresu,
• odłączania korekty od faktury pierwotnej,
• pomijania korespondencji potwierdzającej przyczynę zmiany.

Jeżeli błąd dotyczy danych firmy, kwoty lub podatku, najbezpieczniej poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej. Wątpliwości dotyczące ujęcia dokumentu warto wyjaśnić z księgowym przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.

Warto zapamiętać:

• Od 1 lutego 2026 roku nota korygująca nie jest dostępna w obrocie prawnym.
• Każdą wymaganą korektę wystawia sprzedawca.
• Fakturą korygującą poprawia się zarówno dane formalne, jak i wartości liczbowe.
• Fakturę pierwotną należy przechowywać razem z powiązaną korektą.