Praca zdalna okazjonalna przysługuje w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Limit jest wspólny dla całego roku, nie przechodzi na kolejny i nie zależy od zgody pracodawcy na zwiększenie puli. Sprawdź, jak złożyć wniosek, kiedy pracodawca może odmówić oraz jakie obowiązki mają obie strony.
Najważniejsze informacje o pracy zdalnej okazjonalnej
Praca zdalna okazjonalna ma charakter incydentalny i służy sytuacjom wynikającym z potrzeb pracownika, na przykład opiece nad członkiem rodziny albo czasowemu pobytowi w innej miejscowości. Nie jest stałym systemem pracy zdalnej ani rozwiązaniem, które pracodawca może narzucić.
Z tego artykułu dowiesz się:
- ile dni pracy zdalnej okazjonalnej można wykorzystać w roku,
- jak złożyć wniosek i czy pracodawca może go odrzucić,
- jak rozliczać dni przy pracy na część etatu i zmianie pracodawcy,
- które obowiązki dotyczą pracodawcy i pracownika.
Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje?
Pracownik może wnioskować o pracę zdalną okazjonalną przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia. Przepisy nie pozwalają wydłużyć tego limitu regulaminem, porozumieniem ani indywidualną decyzją pracodawcy.
Limit 24 dni jest nieprzekraczalny. Niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok i nie przysługuje za nie ekwiwalent pieniężny.
Dni można wykorzystywać pojedynczo, w kilku następujących po sobie terminach albo jednorazowo w większej liczbie. Pracodawca może jednak zaakceptować wskazany termin lub zaproponować inny.
Pracodawca nie może dodatkowo ograniczać puli, na przykład do dwóch dni w miesiącu. Dopuszczalne jest więc wykorzystanie nawet 24 dni kolejno, o ile pracodawca wyrazi zgodę na wniosek.
Kto może skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej?
O tę formę pracy może wystąpić każdy pracownik, niezależnie od stanowiska i wymiaru etatu, jeśli rodzaj obowiązków pozwala na ich wykonywanie poza zakładem pracy. Kodeks pracy nie wskazuje zamkniętej listy osób uprawnionych.
Praca zdalna okazjonalna może odpowiadać na doraźne potrzeby, takie jak konieczność pozostania w domu, opieka nad bliskim, trudności z dojazdem albo czasowy pobyt poza miejscem stałego wykonywania pracy.
Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Wniosek zawsze składa pracownik. Można przekazać go w postaci papierowej albo elektronicznej, a przepisy nie określają urzędowego wzoru ani minimalnego terminu jego złożenia.
W dokumencie warto wskazać:
- planowany dzień lub dni pracy zdalnej,
- miejsce wykonywania obowiązków,
- oświadczenie dotyczące bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
- potwierdzenie zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych.
Wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem pracy w danym dniu. Choć przepisy nie wymagają konkretnego wyprzedzenia, wcześniejsze przekazanie dokumentu ułatwia organizację pracy i uzyskanie wyraźnej akceptacji.
Czy pracodawca może odmówić?
Tak. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku o okazjonalną pracę zdalną i co do zasady nie musi podawać przyczyny odmowy. Nie może jednak podejmować decyzji w sposób dyskryminacyjny ani naruszać zasady równego traktowania pracowników.
Odmowa może wynikać na przykład z konieczności obecności pracownika w zakładzie, zaplanowanych czynności wymagających pracy na miejscu albo problemów organizacyjnych. Brak odpowiedzi pracodawcy nie oznacza zgody, dlatego pracownik powinien uzyskać jednoznaczne potwierdzenie.
Co dzieje się po wykorzystaniu 24 dni?
Po wykorzystaniu całej puli pracownik nie może korzystać z kolejnych dni na zasadach pracy zdalnej okazjonalnej. Wniosek dotyczący następnych dni może zostać rozpatrzony jako wniosek o regularną pracę zdalną, stałą albo hybrydową.
Regularna praca zdalna wiąże się z dodatkowymi wymogami. Pracodawca musi wtedy ustalić zasady jej wykonywania, zapewnić narzędzia lub rozliczyć ich używanie, pokrywać określone koszty oraz zapewnić pomoc techniczną.
Praca zdalna po przekroczeniu 24 dni nie staje się automatycznie dalszą pracą okazjonalną. Wymaga zastosowania przepisów dotyczących zwykłej pracy zdalnej.
Jak liczyć limit przy części etatu?
Przepis wskazuje limit 24 dni, ale nie określa wprost, czy należy go obniżać proporcjonalnie do wymiaru etatu. W praktyce pojawiały się dwa stanowiska – jedno zakładało proporcjonalne zmniejszenie puli, drugie przyznawało 24 dni każdemu pracownikowi.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazywało, że limit jest niezależny od wymiaru czasu pracy oraz liczby godzin zaplanowanych w konkretnym dniu. Stanowisko resortu nie jest jednak wiążącą wykładnią dla sądów ani Państwowej Inspekcji Pracy.
Przy takim podejściu pracownik zatrudniony na pół etatu również wykorzystuje jeden dzień limitu za każdy zaakceptowany dzień pracy zdalnej, nawet jeśli w harmonogramie ma zaplanowane tylko kilka godzin.
Co w przypadku zmiany pracodawcy?
Przepisy nie regulują szczegółowo sytuacji, w której pracownik zmienia pracodawcę w trakcie roku. Przyjmuje się, że limit 24 dni dotyczy pracownika w całym roku kalendarzowym, a nie osobno każdego stosunku pracy.
Jeżeli pracownik wykorzystał część dni u poprzedniego pracodawcy, powinien poinformować o tym nowego pracodawcę. Pozostała pula powinna zostać pomniejszona o wcześniej wykorzystane dni.
Jakie obowiązki ma pracodawca?
Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie musi stosować wszystkich zasad właściwych dla regularnej pracy zdalnej. Nie ma obowiązku zapewnienia sprzętu, zwrotu kosztów energii i internetu ani wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi.
Pracodawca nadal powinien:
- przygotować ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej,
- przekazać informacje o zasadach bezpiecznej organizacji stanowiska,
- wdrożyć procedury ochrony danych osobowych,
- uzgodnić z pracownikiem zasady ewentualnej kontroli.
Dobrowolny zwrot kosztów jest możliwy, jeżeli pracodawca tak postanowi. Nie wynika jednak z ustawowego obowiązku dotyczącego pracy zdalnej okazjonalnej.
Jakie obowiązki ma pracownik?
Pracownik organizuje stanowisko pracy w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Powinien zapewnić warunki zgodne z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymaganiami ergonomii.
Przed rozpoczęciem pracy pracownik składa oświadczenie, że stanowisko umożliwia bezpieczne wykonywanie obowiązków. Musi także potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka, informacją bhp i procedurami ochrony danych.
Gdzie można wykonywać pracę zdalną okazjonalną?
Miejsce pracy zdalnej trzeba każdorazowo wskazać i uzgodnić z pracodawcą. Może to być adres zamieszkania albo inna lokalizacja, jeżeli zapewnia warunki do bezpiecznej pracy i ochrony informacji.
Pracownik nie powinien samodzielnie zmieniać uzgodnionego miejsca. Dotyczy to również pracy z kawiarni, przestrzeni coworkingowej czy domu członka rodziny, ponieważ każda lokalizacja wymaga akceptacji pracodawcy.
Jak wygląda kontrola pracy zdalnej?
Pracodawca może kontrolować wykonywanie obowiązków, przestrzeganie bhp oraz ochronę danych osobowych. Kontrola odbywa się w miejscu pracy zdalnej, w godzinach pracy i na zasadach uzgodnionych z pracownikiem.
Sposób kontroli powinien uwzględniać rodzaj pracy oraz warunki domowe. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani innych osób korzystających z mieszkania.
Gdzie przechowywać wniosek i jak wykazać wykorzystane dni?
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Dokumentacja powinna pozwalać ustalić, kiedy pracownik złożył wniosek, jakie dni obejmowała zgoda i ile dni wykorzystano w roku.
Liczba wykorzystanych dni pracy zdalnej okazjonalnej musi zostać wskazana w świadectwie pracy. Pracodawca powinien więc prowadzić bieżącą ewidencję, nawet jeśli przepisy nie narzucają konkretnego systemu rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Jakie prace nie mogą być wykonywane zdalnie?
Nie każda praca może zostać przeniesiona poza zakład pracy. Ograniczenia dotyczą obowiązków, których charakter powoduje zagrożenie dla zdrowia, bezpieczeństwa albo warunków mieszkaniowych.
Praca zdalna nie obejmuje między innymi:
- prac szczególnie niebezpiecznych,
- zadań powodujących przekroczenie norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- prac z niebezpiecznymi substancjami chemicznymi lub promieniotwórczymi,
- czynności związanych ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi, intensywnym brudzeniem albo uciążliwymi zapachami.
O możliwości pracy zdalnej decyduje również organizacja pracy i dostęp do narzędzi niezbędnych do realizacji obowiązków. Sama gotowość pracownika do pracy poza biurem nie zastępuje oceny warunków bhp ani zgody pracodawcy.
